Maar hoe begin je dan aan monitoring en rapportering? Ga aan de slag met dit stappenplan!

30 juni 2022

Lokale besturen zijn waarschijnlijk een van de meest complexe organisaties om te besturen. Door alle diverse expertises is het vaak moeilijk om een overzicht te houden, doelen te stellen en op te volgen. Vele besturen zijn daarom op zoek naar een goede wijze voor monitorring en rapportering maar geraken vaak niet verder dan het ad hoc aankopen van ondersteunende software. Ontdek hier onze vier praktische stappen hoe je hier best aan begint en dit inbedt in de organisatie.

Stap 0: de voorbereiding

Voordat je start aan dit traject raden we aan om alvast eens te gaan kijken wat er al in de organisatie aanwezig is. In vele besturen is rapportering op dienstniveau al aanwezig maar daardoor net ook zo gefragmenteerd. Stel dan volgende vragen aan je eigen organisatie:

Welke data worden al bijgehouden in de organisatie? Welke rapporten worden al opgemaakt en waar worden die besproken? Wie is er verantwoordelijk voor het verzamelen van de data en de opmaak van de rapporten?

Stap 1: update meerjarenplan

Het meerjarenplan vormt de basis voor de strategische rapportering. Grijp de wijziging of de strategische keuzes die er moeten gemaakt worden aan om naast de inhoud ook de vorm aan te passen naar een bruikbaar format voor rapportering:

  • Scherp de beleidsdoelstellingen aan zodat de inhoud de lading dekt (SMART)
  • Schrap onhaalbare acties of actieplannen of vink ze af indien ze afgerond zijn. zo hou je het plan overzichtelijk en realistisch
  • Durf keuzes te maken om een realistisch financieel en strategisch plan voor te kunnen leggen. Dit zorgt voor een helder overzicht én een hogere realisatiegraad.

Stap 2: een duidelijk kader en rolverduidelijking als basis

Na de update van het meerjarenplan kan de organisatie aan de slag gaan met een kader voor de rapportering en opvolging. Probeer hierbij onderstaande vragen op te lossen:

Informatienoden: Voldoen de rapporten aan de informatiebehoeften van de mensen die ze lezen en die er op basis van bijsturen? Wie stuurt er bij en hoe worden die bijsturingen gecommuniceerd in de organisatie?

Inhoudelijk: Hoe kunnen de rapporten aanvullend zijn aan de verplicht op te maken rapporten binnen de beleids- en beheercyclus? Wat is de goede frequentie om te rapporteren? Hoe optimaliseer je de rapporten op visueel vlak? 

Het kader voor strategische rapportering duidt hoe je organisatie zal omgaan met monitoring en rapportering. Het kader schetst de visie rond monitoring en rapportering in de organisatie en schetst een overzicht van wie welke rol daarin opneemt en welke resultaten moeten worden opgeleverd. Daarnaast omvat het ook een projectplan dat de doelen schetst die men met rapportering en monitorring wil bereiken, “hoe ver willen we springen, wat is onze ambitie?”

Tot slot mondt het kader uit in een praktisch hanteerbaar implementatieplan (dat de uitrol projectmatig beschrijft) én een informatie/rapporteringsmatrix. Deze matrix geeft weer:

  • welke rapporten waar in de organisatie worden besproken en belicht,
  • waar de rapporten terug te vinden zijn,
  • wie verantwoordelijk is voor de opmaak ervan.

Stap 3: aan de slag (implementatie)

Tot slot is het aan de slag gaan en bijsturen onderweg! Het uitvoeren van het implementatieplan is dan de derde en laatste component. Het implementatieplan bevat alle logische stappen die het bestuur zet om de vooraf bepaalde doelen te bereiken.

  • Welke diensten worden eerst in bad genomen
  • Welke rapporteringskanalen en monitorringsinstrumenten worden eerst opgezet (dienstniveau of organisatiebreed?)
  • Welke opleiding hebben de medewerkers nodig
  • Waar wordt welke informatie gehaald en in welk format wordt dit opgeleverd

De opvolging van dit plan gebeurt door een projectgroep die de uitvoering coördineert en bijstuurt waar nodig.

CC Consult Probis kan uw bestuur begeleiden bij het opzetten van een monitoring- en rapporteringsysteem op uw maat. Vertrekkende van een doorgedreven analyse van hoe de situatie op vandaag is, bouwen we dat systeem samen met uw organisatie uit. Hoe ver de ondersteuning van CC Consult hierbij gaat, kunt u zelf mee bepalen.

Interesse om uw organisatie te laten begeleiden? Contacteer :

Wim Dewever, expert strategische rapportering en monitorring publieke sector Probis Group (CC Consult) wimdewever@ccconsult.be

Mandus Faingnaert, clusterverantwoordelijke publieke sector Probis Group (CC Consult), mandusfaingnaert@ccconsult.be (0474/843414)

Chris De Bock,  coördinator publieke sector Probis Group (CC Consult), chrisdebock@ccconsult.be (0493/512845)

 

 

Waarom kiest u voor CC Consult?

Wij onderscheiden ons door onze specifieke sectorkennis en onze praktijkgerichte aanpak. Onze adviezen zijn gebaseerd op beproefde modellen, maar wij garanderen de praktische toepasbaarheid. Dit bewijzen wij bijvoorbeeld via ons interim-management.
CC Consult bestaat uit een team van organisatie- en HRM-specialisten, die hun deskundigheid getoetst hebben aan concrete ervaring in de (semi-)publieke sector. U spreekt dus met mensen die de publieke sector door en door kennen en die u dankzij deze kennis en ervaring snel oplossingen en advies kunnen aanreiken.

Bij onze managementopdrachten zetten we hooggekwalificeerde interim-managers in voor specifieke functies bij de overheid. De manager wordt bijgestaan door een supervisor die ook inhoudelijk meevolgt. Onze managers onderhouden hun kennis via intervisie met collega's en permanente bijscholing.

Contacteer ons