Nieuwsbrief – Competentiemanagement

3 februari 2020

De integratie van gemeente en OCMW is in de meeste besturen in een volgende fase beland. De strategische lijnen zijn uitgezet en veel besturen maken vandaag de operationele vertaalslag. Binnen heel wat lokale besturen werden de organogrammen vernieuwd, afdelingen gereorganiseerd en sommige taken herverdeeld. Als gevolg daarvan hebben bestaande functies een nieuwe invulling gekregen, zijn er soms ‘dubbele’ functies ontstaan, of werden zelfs nieuwe functies in het leven geroepen.

Dit alles zorgt ervoor dat de huidige competenties mogelijks niet langer matchen met de huidige en toekomstige noden van de organisatie. Inzetten op een gezamenlijk competentiemanagementsysteem vormt dan ook de logische volgende stap van de integratie van gemeente en OCMW.

In deze nieuwsbrief vindt u tips en tricks voor een hedendaags en uniform competentiemanagementsysteem op maat van een lokaal bestuur. Een gids die u moet toelaten om stapsgewijs de kloof tussen de huidige en de benodigde competenties te dichten.

Weetje! Vlofin, Exello.net en CC Consult slaan de handen in elkaar om de functieprofielen van de decretale graden (algemeen directeur en financieel directeur) te vernieuwen. Via 3 interactieve workshops met decretale graden weerhouden we de elementaire kernresultaten, technische en gedragscompetenties die kunnen worden opgenomen in een functiebeschrijving. Om maatwerk te kunnen leveren voor elk type bestuur en/of wijze van organisatie vonden we per provincie 2 AD’s en 2 FD’s die samen zullen nadenken over deze elementen. We streven ernaar om het resultaat van het project voor te stellen in het voorjaar van 2020 op de congressen van Vlofin en Exello.net.

Chris De Bock

Competentiemanagement: what’s in a name?

Competentiemanagement is een systeem dat de benodigde competenties binnen een organisatie beheert en ontwikkelt. In die zin vormt competentiemanagement de lijm tussen de noden van de organisatie en deze van de medewerkers als individu. Enerzijds helpt competentiemanagement de organisatie in het realiseren van de vooropgestelde strategische doelen, en anderzijds helpt het de medewerkers bij het bereiken van hun persoonlijke objectieven en het ontwikkelen van kwaliteiten om hun (steeds evoluerende) functie goed uit te voeren.

Competentiemanagement is een dynamisch gegeven dat zich aanpast aan de evoluties van de organisatie. Net zoals lokale besturen continu in beweging zijn en hun doelen bijstellen, groeien en evolueren ook medewerkers in hun kennis, competenties en rol. Competentiemanagement faciliteert een continue groei- en ontwikkelcyclus en vormt het fundament voor de HR-processen binnen de organisatie, zoals:

  • Rekrutering, selectie en interne mobiliteit (welk profiel met welke competenties zoeken we);
  • Feedback- en evaluatiecycli (evalueren en bijstellen van doelen en competenties);
  • Ontwikkeling (competenties ontwikkelen en laten groeien d.m.v. opleidingen en continue feedback);
  • Retentie en personeelsplanning

Competentiemanagement is een gemeenschappelijke taal die ontstaat binnen de organisatie (over alle verticale niveaus en horizontale afdelingen heen). Met alle actuele ontwikkelingen van bijv. integratie gemeente & OCMW of gemeentefusies, kan competentiemanagement in dat opzicht de kloof dichten tussen verschillende organisaties en –culturen.

Aan de slag met competentiemanagement

Iedere organisatie, van klein tot groot, kan aan de slag met competentiemanagement. Hieronder leest u welke stappen u concreet kan zetten om competentiemanagement uit te rollen of te uniformiseren binnen uw organisatie. Daarnaast inspireren we u graag met enkele tools die u hierin kunnen ondersteunen.

Stap 1. Breng alle huidige en benodigde competenties centraal in kaart

Een belangrijke eerste stap in het uniformiseren van het competentiemanagement, in een geïntegreerde organisatie, is het in kaart brengen van alle bestaande en benodigde competenties. Actuele functiebeschrijvingen met duidelijke competenties zijn daarom een absolute must!

Functiebeschrijvingen vormen immers de basis van het HR-beleid. Ze bepalen wat medewerkers moeten kennen en kunnen, waar ze zich in de organisatie situeren, en welke attitude (willen) ze nodig hebben om hun werk goed te vervullen om finaal de organisatiedoelstellingen te behalen. Concreet is het in een eerste stap belangrijk om alle functiebeschrijvingen te evalueren, af te stemmen op elkaar, en eventueel nieuwe functiebeschrijvingen op te maken voor de geïntegreerde of vernieuwde organisatie.

Een goede functiebeschrijving bestaat uit drie grote delen:

1. Identificatiegegevens en doel:

Bijv. functienaam, graad, positionering binnen het organogram, en het doel van de afdeling/dienst

2. Kernresultaten

Een omschrijving van de effectieve taken en opdrachten binnen de functie. Deze groeien mee met de functie en zijn dus dynamisch.

3. Competenties

Een omschrijving van vereiste eigenschappen onder de vorm van kennis, kunde of een gedragsvaardigheid, die bijdraagt tot een succesvol functioneren in een specifieke rol of functie en helpt bij het realiseren van de organisatiedoelstellingen.

Competenties zijn meetbaar en waarneembaar omschreven en zijn onder te verdelen in technische en gedragscompetenties :

  • Technische competenties: gaan over het hebben en verwerven van kennis, bv. tekstverwerking (Word), financieel management, mondelinge communicatie, etc
  • Gedragscompetenties: spelen in op het ‘willen’ en het ‘kunnen’, bv. veranderingsbereidheid, assertiviteit, resultaatgerichtheid, etc

Uniformiteit met ruimte voor specialisatie is een belangrijk uitgangspunt voor competentiemanagement. Op niveau van de organisatie bepaal je best generieke competenties die aansluiten bij de waarden van de organisatie. Op groepsniveau (gelijkaardige functies) bepaal je best de groepscompetenties zodat er uniforme verwachtingen zijn voor bijvoorbeeld administratieve profielen. Tot slot moet er ook per functie een nuance gelegd worden. Dit kan met functiespecifieke competenties. Je verwacht natuurlijk niet dezelfde profielen bij een administratief profiel binnen de vrije tijdsdiensten t.o.v. de financiële dienst.

Alle competenties komen uiteindelijk terecht in een competentiehandboek. Dit is een centraal overzicht van alle competenties met een duidelijke omschrijving en maakt het voor iedereen in de organisatie duidelijk wat wordt verwacht.
TIP! Bepaal de competenties op een interactieve en speelse manier, bijvoorbeeld aan de hand van een competentiespel. In een werkgroep kunnen medewerkers en leidinggevenden kennismaken met allerlei mogelijke competenties en kunnen ze samen vastleggen welke competenties belangrijk zijn.

Stap 2: detecteer en stimuleer de competenties in de organisatie

Vervolgens is het belangrijk om de aanwezige competenties binnen de organisatie te gaan detecteren en ontwikkelen. Feedback- of ontwikkelgesprekken zijn een gekende en heel geschikte manier om dit gestructureerd, positief en laagdrempelig aan te pakken. Dit zijn een tweerichtingsgesprekken tussen medewerker en leidinggevende die uitgaan van een positief mensbeeld en waarin de medewerker centraal wordt gesteld. Volgende zaken komen hier bijvoorbeeld aan bod: de werking van het voorbije jaar, de toekomstige verwachtingen, opleidingen die men wenst te volgen, etc. De functiebeschrijvingen met bijhorend competentieprofiel vormen hiervoor steeds de basis om op terug te vallen.

Dankzij feedbackgesprekken wordt het mogelijk om de competentieontwikkeling van medewerkers structureel en cyclisch op te volgen, systematisch op zoek te gaan naar het verbinden van competenties met de organisatiedoelen, en zelfs verborgen talenten en competenties te detecteren. Mogelijks komen dankzij competentiegerichte feedbackgesprekken zelfs competenties en interesses boven drijven die organisatiebreed kunnen worden ingezet!

Andere belangrijke voordelen van feedback- of ontwikkelgesprekken:

  • Medewerkers krijgen de kans om beter te worden in hun vak en meer van hun talenten te ontwikkelen
  • Verzuim en verloop worden kleiner en tevredenheid groter
  • Medewerker kunnen zich specialiseren in hun vakgebied, of net gevarieerder werk gaan doen
  • Leidinggevenden kunnen anticiperen op evoluties en verkrijgen een globaal beeld van de dienst
  • Psychische of fysische overbelasting worden makkelijker voorkomen
  • Medewerkers roesten niet vast in de job en kunnen doorgroeien
  • Etc

Door het competentiegericht denken in een uniforme (over gemeente en OCMW heen) en periodieke feedbackcyclus samen te brengen, biedt je organisatie een solide basis om doelstellingen te realiseren, de betrokkenheid van medewerkers te verhogen en hun kansen te bieden om hun sterkten en vaardigheden met elkaar en met de missie van de organisatie te linken. Dit is net de sterkte van competentiemanagement!

Stap 3: beheer(s) centraal competentiemanagement voor de hele organisatie

Na het in kaart brengen van de bestaande en benodigde competenties, en vervolgens het detecteren en ontwikkelen van deze competenties, komt het erop aan om deze ook werkelijk te blijven beheren en beheersen, en dit voor de hele organisatie. Na de integratie van gemeente en OCMW of naar aanleiding van gemeentefusies zijn er in de praktijk wellicht verschillende manieren van werken aanwezig binnen de nieuwe organisatie. Om te vermijden dat het competentiemanagement bij bepaalde diensten wel een invulling krijgt, en bij andere diensten helemaal niet of anders wordt toegepast, is het van belang om het competentiemanagement te centraliseren binnen de organisatie.

Met centraliseren bedoelen we één centrale plek of platform om alle functiebeschrijvingen bij te houden en één centraal systeem van waaruit de feedback- of ontwikkelcyclus periodiek vertrekt. Deze verantwoordelijkheid wordt vaak gelegd bij de personeelsdienst, maar dan ontstaat het risico dat het competentiemanagement eerder kan gezien worden als een verplicht nummer en onvoldoende leeft in de organisatie. Zo schiet het competentiemanagement uiteraard volledig zijn doel voorbij. Immers, bedoeling is net dat het een dynamisch gegeven is dat mee evolueert met de missie en doelstellingen van de organisatie en de medewerkers. Iedereen mee in het bad!

Vanuit onze jarenlange ervaring en expertise in het opmaken van functiebeschrijvingen en het implementeren van feedback- en evaluatiecycli bij lokale besturen, werken we samen met onze Nederlandse partners van HRM-force aan een handig instrument ontwikkeld dat aan bovengeschetste uitdaging kan tegemoet komen.

De tool van HRM Force biedt een totaaloplossing om op een eenvoudige manier het volledige systeem van competentiemanagement uit te rollen en op te volgen binnen uw lokaal bestuur. Concreet is HRM Force een software tool die u kan gebruiken om functiebeschrijvingen te consulteren, op te slaan, of zelf op te maken.

Zowel voor kleine als grote lokale besturen biedt HRM Force enkele interessante troeven:

  • U beschikt over een ruime databank van standaard functiebeschrijvingen die verder op maat van uw organisatie kunnen verfijnd worden(bv. deskundige communicatie, algemeen directeur, diensthoofd sociale dienst, etc). Deze lijst werd opgemaakt in samenwerking met diverse lokale besturen en is steeds actueel en zeer eenvoudig in gebruik;
  • U krijgt een totaalaanbod van een kernresultatengids met 95% van alle taken die een lokaal bestuur uitvoert;
  • HRM Force integreert een competentiegids op maat van een lokaal bestuur;
  • U hoeft nooit meer op zoek naar de laatste versies van functiebeschrijvingen;
  • U kan in HRM Force de feedback- en evaluatiecyclus eenvoudig opvolgen;
  • HRM Force ondersteunt uw personeelsdienst in alle facetten van competentiemanagement!

Waarom kiest u voor CC Consult?

Wij onderscheiden ons door onze specifieke sectorkennis en onze praktijkgerichte aanpak. Onze adviezen zijn gebaseerd op beproefde modellen, maar wij garanderen de praktische toepasbaarheid. Dit bewijzen wij bijvoorbeeld via ons interim-management.
CC Consult bestaat uit een team van organisatie- en HRM-specialisten, die hun deskundigheid getoetst hebben aan concrete ervaring in de (semi-)publieke sector. U spreekt dus met mensen die de publieke sector door en door kennen en die u dankzij deze kennis en ervaring snel oplossingen en advies kunnen aanreiken.

Contacteer ons