Nieuwsbrief – Organisatiebeheersing bij steden en gemeenten

20 maart 2020

Organisatiebeheersing: 7 tips om slim aan de slag te gaan

Uiterlijk tegen 30 juni 2020 moet elk lokaal bestuur aan haar beleidsorganen rapporteren over organisatiebeheersing. Deze mijlpaal voelt voor veel medewerkers in steden en gemeenten echter aan als een verplicht nummertje. Het organisatiebeheersingssysteem (OBS) laten leven in de organisatie, en medewerkers hierbij op een actieve manier betrekken, blijft vaak een hele uitdaging. Wij schotelen u hierbij graag zeven tips voor? U kan er slim mee aan de slag voor beheersing van de eigen organisatie. Vanuit onze eigen ervaring als adviseur bij gemeenten en overheden, en natuurlijk ook in onze eigen organisatie.

Organisatiebeheersing: what’s in a name? (Wel, héél wat!)

TIP 1: Kies een krachtige, prikkelende naam voor “organisatiebeheersing”

Het Decreet Lokaal Bestuur verplicht elk lokaal bestuur een organisatiebeheersingssysteem op te zetten, en vat zo’n systeem als volgt samen: “het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over doelstellingen, risicobeheer, wetgeving en procedures, betrouwbare financiële informatie, effectieve en efficiënte inzet van middelen en de bescherming van fraude en activa”. Da’s best een hele mond vol.

Maar zijn uw medewerkers er ook vol van? That’s the question!

Niet zelden krijgen organisaties hier onvoldoende vat op hun medewerkers. Dat maakt het allerminst vanzelfsprekend om de geplande verbeteracties ook effectief uit te rollen.

Daarom dus deze question: Waarom zou u het eigenlijk “organisatiebeheersing” blijven noemen? Dat kan prikkelender, toch? Het vinden van een verrassende, aansprekende naam voor uw organisatiebreed verbeterproject, is vaak de eerste, cruciale stap in het welslagen ervan. En dat mag best out of the box.

 

Organisatiebeheersing: een zaak voor én van iedereen

TIP 2: Duid een OBS-verantwoordelijke en vorm een OBS-team

Het Decreet Lokaal Bestuur stelt dat de algemeen directeur van de gemeente verantwoordelijk is om het organisatiebeheersingssysteem vast te stellen en erover te rapporteren. Hij kan deze bevoegdheid echter wel doorgeven aan een andere medewerker. Dat raden we ook ten zeerste aan. Een kwaliteitscoördinator, beleids- of stafmedewerker is vaak de uitgelezen persoon om verder vorm te geven aan het OBS. Zij hebben vaak ook de beste kijk op de bredere werking van de organisatie.

De OBS-verantwoordelijke is deze “facilitator”; dus zowel trekker, coördinator, als coach. Hij stuurt en bewaakt de uitvoering van projecten, het uittekenen van processen, het opstellen van documenten … en biedt ondersteuning waar nodig. Cruciaal is dat hij daarbij betrokkenheid en engagement weet te creëren.

Opgelet! Eén persoon alleen kan de klus echter niet klaren. Wij raden dan ook aan om een OBS-team op te richten, waarin de OBS-verantwoordelijke de trekkende kracht is. Samen bepalen zij hoe er op maat van de organisatie aan OBS gewerkt kan worden.

 

Je doet al meer dan je denkt …

TIP 3: Bundel wat je al doet in één plan

Het idee dat OBS “bovenop het dagelijkse werk” komt, is niet altijd terecht. Integendeel, er gebeurt vaak al heel wat: auditrapporten en daaraan gekoppelde verbetertrajecten, acties naar aanleiding van een plan rond welzijn op het werk, acties die voortvloeien uit het integratietraject gemeente – OCMW, acties uit het meerjarenplan, …

Al te vaak staan al deze plannen, intenties en projecten echter los van elkaar. Dat maakt het natuurlijk niet evident om de zaken op te volgen. Het OBS-team dient al deze plannen dan ook te bundelen in één overzichtelijk en handig op te volgen OBS-plan. Werken aan OBS betekent dus niet onmiddellijk in het wilde weg éxtra projecten opstarten, maar wel overzicht bewaren over alles wat er al is en wat al gedaan wordt.

 

Betrokkenheid, hoe dan?

TIP 4: Geef vrijheid én verantwoordelijkheid aan uw medewerkers

Goed! Nu heeft u al een leuke naam voor OBS, een OBS-team met een gedreven verantwoordelijke én een overzicht van alle actieplannen, projecten … die de organisatie al heeft. Da’s al héél wat  … máár: daarmee alleen komt u er natuurlijk niet.

We willen dat medewerkers zich ook effectief geëngageerd voelen om mee te werken aan verbetering en beheersing. Hoe kan dit nu beter dan hen ook effectief te betrekken? De meeste besturen doen dit door input te vragen bij de periodieke zelfevaluatie. Een goede eerste stap, maar medewerkers betrekken bij het aanpakken van die knelpunten werkt nog beter. Hen daarbij ook de tools geven om dit zelf in handen te nemen; dát creëert pas échte betrokkenheid.

Stel werkgroepen of projectteams samen over dienst- en afdelingsgrenzen heen en geef hen de nodige vrijheid om zélf met de vastgestelde knelpunten aan de slag te gaan. U zal versteld staan van de ideeën die er naar boven borrelen.

 

“Less is more”

TIP 5: Durf te focussen, zo krijg je meer gedaan

Sta je al te popelen om aan de slag te gaan? Prima! Maar laat u hierbij niet verleiden door ineens aan álles te willen werken. Je kan ervoor kiezen om gedurende een bepaalde periode (bijvoorbeeld één jaar) te focussen op slechts enkele thema’s. Maak bewuste keuzes en ken prioriteiten toe. Liever één project succesvol uitvoeren dan tien projecten half!

 

Schouderklopjes voor jezelf!

TIP 6: Vier successen

Als een project succesvol is afgerond, deel dan complimenten uit aan iedereen die heeft meegewerkt. Laat ook andere collega’s meegenieten, want uiteindelijk wordt iedereen er beter van. Elk succes, hoe klein ook, zorgt immers voor een positieve sfeer in de organisatie.

 

Organisatiebeheersing: ondersteuning van ervaren adviseurs helpt

TIP 7: Neem contact met ons voor advies

Hebben wij u geprikkeld om met frisse moed met organisatiebeheersing aan de slag te gaan? Mooi zo! Mocht u toch nog vragen, ideeën of suggesties hebben, aarzel dan niet ons meteen een seintje te geven. Wij beheersen en bouwen graag met u mee!

Waarom kiest u voor CC Consult?

Wij onderscheiden ons door onze specifieke sectorkennis en onze praktijkgerichte aanpak. Onze adviezen zijn gebaseerd op beproefde modellen, maar wij garanderen de praktische toepasbaarheid. Dit bewijzen wij bijvoorbeeld via ons interim-management.
CC Consult bestaat uit een team van organisatie- en HRM-specialisten, die hun deskundigheid getoetst hebben aan concrete ervaring in de (semi-)publieke sector. U spreekt dus met mensen die de publieke sector door en door kennen en die u dankzij deze kennis en ervaring snel oplossingen en advies kunnen aanreiken.

Contacteer ons