Sturen, bijsturen en rapporteren in moeilijke tijden (managementrapportering en –sturing)

30 juni 2022

We staan aan de vooravond van de zomer van het vierde jaar van de legislatuur. Met nog 2,5 jaar op de teller is het dus in vele besturen hoog tijd om een tussentijdse evaluatie op te maken. Ondertussen is de wereld niet meer dezelfde als 4 jaar geleden toen het meerjarenplan werd opgemaakt. Een gezondheidscrisis, vluchtelingencrisis en energiecrisis later moeten we ons voorbereiden op wat wel eens zeer dure jaren kunnen worden. Zoals gezegd is het dan hoog tijd om de prioriteiten terug te definiëren.

Never waste a good crisis

Zoals aangehaald komt door de vele crisissen van de afgelopen jaren het meerjarenplan onder druk te staan. Maak van de nood een deugd om alles opnieuw even op orde te zetten en onder controle te krijgen. Om hieraan te beginnen is een doorgedreven tussentijdse evaluatie van het huidige meerjarenplan de eerste stap. Naast het scherpstellen van de beleidsprioriteiten (steeds afgestemd op de financiële draagkracht) grijp je dit momentum aan om waar nodig de aanpak en de verantwoordelijkheden op vlak van uitvoering, monitoring en rapportering van het meerjarenplan scherper te kunnen stellen.

In deze tussentijdse evaluatie neem je een terugblik op wat al is uitgevoerd en kan afgevinkt worden, maar evenzeer waar we de focus kunnen scherper stellen: “wat gaan we deze beleidsperiode nog uitvoeren en wat is eventueel niet meer haalbaar?” én “kunnen er nog nieuwe accenten worden gelegd?”

De stappen die je hiermee zet is dan niets meer of minder dan het afwerken van de planningsfase die in het begin van de legislatuur, bij de opmaak van het meerjarenplan, opgestart werd. Het zijn de C(heck) en de A(ct) van de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act).

De doelen worden scherper gesteld en in de laatste jaren van de legislatuur draait het minder over het plannen maar eerder over opvolgen en opleveren. Hiervoor zijn veel besturen vaak zoekende naar goede indicatoren of mijlpalen om na te gaan in welke mate de plannen worden gerealiseerd. Het monitoren van de het beleidsplan wordt naar het einde van de legislatuur alleen maar belangrijker.

Naast een interne must is het ook wenselijk een monitoring systeem op poten te zetten ikv organisatiebeheersing. Audit Vlaanderen omschrijft monitoring als één van de 10 thema’s in de Leidraad Organisatiebeheersing. Lokale besturen worden geacht in te zetten op een kwalitatief monitoring- (en rapportering)systeem op poten te zetten. In 2021 publiceerde Audit Vlaanderen een globaal rapport met onderstaande vaststellingen:

  • Werken met indicatoren en smart formuleren van beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties is nog niet voldoende ingeburgerd;
  • De inzet van adequate instrumenten voor het verzamelen van de gegevens voor de opvolging van het meerjarenplan is voor verbetering vatbaar (wordt vooral vanuit financiële hoek bekeken);
  • Rapportering over het meerjarenplan is onvoldoende afgestemd met de politiek verantwoordelijken;
  • Opvolgrapportering wordt als verplicht nummer gezien en niet als instrument om bij te sturen;
  • Het managementteam heeft onvoldoende globaal overzicht/helikopterview over de opvolging van het meerjarenplan en vult dus niet de rol in die de decreetgever heeft voorzien;
  • Organisatiebrede afspraken over de opvolging van het meerjarenplan ontbreken vaak, waardoor dit te sterk sectoraal/op dienstniveau wordt aangestuurd;

De sense of urgency is er vaak wel. Maar de focus kan toch nog een stuk beter. Laat je niet verleiden je om meteen in de inhoud te verliezen en in te zoomen op de tools en software dat aangeboden wordt om te rapporteren. Maar neem een stap terug en bepaal wat je er net wil uithalen en hoe je dit inbedt in de organisatie.

CC Consult Probis kan uw bestuur begeleiden bij het opzetten van een monitoring- en rapporteringsysteem op uw maat. Vertrekkende van een doorgedreven analyse van hoe de situatie op vandaag is, bouwen we dat systeem samen met uw organisatie uit. Hoe ver de ondersteuning van CC Consult hierbij gaat, kunt u zelf mee bepalen.

Interesse om uw organisatie te laten begeleiden? Contacteer :

Wim Dewever, expert strategische rapportering en monitorring publieke sector Probis Group (CC Consult) wimdewever@ccconsult.be

Mandus Faingnaert, clusterverantwoordelijke publieke sector Probis Group (CC Consult), mandusfaingnaert@ccconsult.be (0474/843414)

Chris De Bock,  coördinator publieke sector Probis Group (CC Consult), chrisdebock@ccconsult.be (0493/512845)

 

Waarom kiest u voor CC Consult?

Wij onderscheiden ons door onze specifieke sectorkennis en onze praktijkgerichte aanpak. Onze adviezen zijn gebaseerd op beproefde modellen, maar wij garanderen de praktische toepasbaarheid. Dit bewijzen wij bijvoorbeeld via ons interim-management.
CC Consult bestaat uit een team van organisatie- en HRM-specialisten, die hun deskundigheid getoetst hebben aan concrete ervaring in de (semi-)publieke sector. U spreekt dus met mensen die de publieke sector door en door kennen en die u dankzij deze kennis en ervaring snel oplossingen en advies kunnen aanreiken.

Bij onze managementopdrachten zetten we hooggekwalificeerde interim-managers in voor specifieke functies bij de overheid. De manager wordt bijgestaan door een supervisor die ook inhoudelijk meevolgt. Onze managers onderhouden hun kennis via intervisie met collega's en permanente bijscholing.

Contacteer ons