Versterken van de samenwerking tussen het CBS en managementteam

30 juni 2022

De afsprakennota als middel naar een hoger doel: SAMENWERKEN!

De interne dynamieken van een lokaal bestuur zijn in bijna geen enkele andere organisatie terug te vinden. constructief samenspel tussen de politieke organen en de organisatie zou de motor moeten zijn voor een dynamisch bestuur. Maar zoals altijd horen bij elke goeie samenwerking enkele regels. Deze spelregels worden, zoals vastgelegd in het decreet lokaal bestuur (Artikel 171, § 2), na iedere volledige vernieuwing van de gemeenteraad gedefinieerd. De algemeen directeur sluit namens het managementteam een afsprakennota af waarin de samenwerking tussen CBS en MAT beschreven staat. Hierin staat hoe beleid en managementteam er samen voor zorgen dat de beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden en hoe de omgangsvormen tussen bestuur en administratie georganiseerd worden.

Halfweg de legislatuur blijkt deze afsprakennota in vele lokale besturen te ontbreken of onvoldoende handvaten te bieden voor de dagelijkse samenwerking. We stellen nog al te vaak vast dat de nota onvoldoende gedragen is en te weinig op maat van de eigen organisatie wordt ingevuld. Een persoonlijke afsprakennota zorgt net voor het benodigde eigenaarschap en draagvlak.

Net als de samenwerking is ook de afsprakennota een flexibel document dat af en toe geëvalueerd moet worden. Het bijsturen van de afsprakennota is niet enkel nuttig wanneer we merken dat de samenwerking moeilijk verloopt. Ook in besturen waar de samenwerking reeds gestroomlijnd is kan een tussentijdse evaluatie helpen om de samenwerking nieuwe energie te geven, te versterken en beter te maken. Het bijsturen van de afsprakennota is dan ook een proces waarin we aan kritische en constructieve zelfreflectie doen.

In dit proces worden we vaak als een externe procesbegeleider betrokken. We bieden een veilig en hands-on platform waar constructief met elkaar samen kan nagedacht worden over de huidige en toekomstige samenwerking.

Een goede samenwerking tussen het CBS/VB & Managementteam is volgens ons gestoeld op 4 randvoorwaarden:

Randvoorwaarde 1: de samenwerking tussen het management en het CSB/VB is opgebouwd vanuit gedeelde normen & waarden

De gedeelde normen en waarden zijn een gemeenschappelijke overtuigingen die richting geven aan het denken en handelen van alle leden van het MAT en CBS/VB. Ze sluiten aan bij de organisatiewaarden en bepalen de identiteit en idealen van de samenwerking. Ze vormen het bindmiddel voor een samenwerking en bepalen ze voor een groot deel de omgangsvormen tussen de leden van beide organen. De normen en waarden zijn dus de basis voor onze dagelijkse samenwerking.

Randvoorwaarde 2: duidelijke verwachtingen & afgebakende rollen zijn essentieel in een goede samenwerking

De doelstellingen en het beleid van een lokaal bestuur moeten niet alleen de voorkeuren van de mandatarissen reflecteren, maar ook de waarden en expertise van ambtenaren incorporeren. Om op die wijze te komen tot een democratisch, effectief en uitvoerbaar beleid. Door deze wisselwerking is belangrijk dat iedereen binnen de samenwerking begrijpt en erkent wat de rollen en verantwoordelijkheden van de andere partij zijn. Ook al wijzigen deze doorheen de beleidscyclus (voorbereiding, besluitvorming, uitvoering en evaluatie).

Echter los van de fase waarin we ons bevinden, bestaat een goeie rolverdeling wel steeds uit volgende basisprincipes:

  • Het beleid toont politiek leiderschap en focust op het bepalen van het beleid en strategie, het sturen op hoofdlijnen en vervolgens evalueren en bijsturen;
  • De administratie toont ambtelijk ondernemerschap en focust op creatieve en vakkundige beleidsvoorbereiding & advisering, efficiënte en kwalitatieve uitvoering en tijdige evaluatie en bijsturing;
  • Het managementteam vormt in de samenwerking de motor van het lokaal bestuur en coördineert de beleidscyclus enerzijds (coördineren en adviserende rol) en stemt anderzijds de bedrijfsvoering (interne werking, communicatie, organisatiebeheersing, rapportering,…) af op de noden om de beleidsresultaten te behalen.

Randvoorwaarde 3: de communicatie tussen politiek en administratie loopt gestructureerd en is gestoeld op vertrouwen

Gestroomlijnde communicatie tussen de administratie en het CBS/VB is essentieel om doelstellingen en resultaten te behalen en om wantrouwen, onduidelijkheid en inefficiënties te vermijden. Afhankelijk van het strategisch, tactisch of operationeel karakter van de boodschap/inhoud zal het juiste kanaal, timing en actor variëren. De  communicatiestromen tussen CBS/VB & MAT, MAT en diensten, CBS-leden en medewerkers, AD en burgemeester, ect in kaart brengen en communicatiestructuren en afspraken vastleggen zijn essentieel.

Randvoorwaarde 4: duidelijke, concrete en praktische werkafspraken

Het is belangrijk om duidelijke werkafspraken te maken in de samenwerking tussen CBS, managementteam en administratie. Denken we hierbij aan afspraken inzake agendavorming, inhoud van de adviezen, vergaderhygiëne, duurtijd van College- en MAT-zittingen, etc.

Het concrete eindproduct van deze hele cyclus lijkt een dynamische afsprakennota. Maar niet is minder waar want in het traject leert men elkaar echt beter kennen. We beschouwen het formeel document eerder als een middel (niet doel) om de samenwerking tussen beleid en administratie te versterken. De meerwaarde van zo’n afsprakennota zit hem in het proces dat de partijen samen doorlopen en nadenken over hoe zij als partners tot een goede samenwerking zullen komen.

Onze begeleiding om de samenwerking tussen beleid en administratie te versterken

Als partner van lokale besturen dragen we als neutrale partner graag ons steentje bij. Probis Group | CC Consult begeleidt lokale besturen in het versterken van de samenwerking tussen het CBS/VB en het managementteam/administratie. Onze interactieve trajecten doorlopen we samen met de leden van het CBS/VB en managementteam en gebeuren steeds volgens 5 fases:

Aan de hand van individuele gesprekken, een online vragenlijst en een beleidsdag samen met de leden van het CBS/VB en managementteam  gaan we op zoek naar winsten en successen in samenwerking.

De opdracht eindigt in een afsprakennota die op maat van het lokaal bestuur wordt uitgewerkt en waarin we ingaan op:

  • Waarden en normen
  • Wederzijdse rollen, taken en verantwoordelijkheden in beleidscyclus & bedrijfsvoering
  • Communicatie en cultuur
  • Delegatie
  • Werkafspraken in samenwerking

Interesse in onze begeleiding? 

Mandus Faingnaert, clusterverantwoordelijke publieke sector Probis Group (CC Consult), mandusfaingnaert@ccconsult.be (0474/843414)

Chris De Bock,  coördinator publieke sector Probis Group (CC Consult), chrisdebock@ccconsult.be (0493/512845)

Waarom kiest u voor CC Consult?

Wij onderscheiden ons door onze specifieke sectorkennis en onze praktijkgerichte aanpak. Onze adviezen zijn gebaseerd op beproefde modellen, maar wij garanderen de praktische toepasbaarheid. Dit bewijzen wij bijvoorbeeld via ons interim-management.
CC Consult bestaat uit een team van organisatie- en HRM-specialisten, die hun deskundigheid getoetst hebben aan concrete ervaring in de (semi-)publieke sector. U spreekt dus met mensen die de publieke sector door en door kennen en die u dankzij deze kennis en ervaring snel oplossingen en advies kunnen aanreiken.

Bij onze managementopdrachten zetten we hooggekwalificeerde interim-managers in voor specifieke functies bij de overheid. De manager wordt bijgestaan door een supervisor die ook inhoudelijk meevolgt. Onze managers onderhouden hun kennis via intervisie met collega's en permanente bijscholing.

Contacteer ons